Dans cet article nous allons voir la sixième qualité essentielle d’un Leader: Le Leader connaît les différentes méthodes de communication

“Exprimer, c’est s’enrichir ; c’est encore un geste social ; c’est communiquer aux autres son bonheur, sa joie, sa pensée et attendre la réponse”
Léopold Gagner – Extrait d’Un roi adolescent

« Cet article fait suite à la série d’articles consacrée aux qualités d’un leader, ou comment devenir un leader efficace. Voici le lien vers l’article précédent »

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Lorsqu’il s’agit de trouver le meilleur moyen de faire passer un message, toute forme de communication est la bienvenue. Ainsi, aussi bien la communication verbale que la communication écrite tient une place très importante.
Ainsi, la communication interne peut prendre différentes formes, dépendant essentiellement de la taille de l’organisation et de la culture d’entreprise.
En fonction de la taille de l’organisation, le dirigeant opte généralement pour le schéma pyramidal, où il réunit son équipe managériale qui se charge de transmettre l’information à ses subordonnés directs et de la faire cascader ainsi à travers toutes les strates de l’organisation. Dans de plus petites structures, le dirigeant a plus de possibilités d’organiser une rencontre avec l’ensemble de ses salariés.
La culture quant à elle implique le degré de proximité entre le dirigeant et les employés, mais également le degré de formalisme.

Les moyens traditionnels
Des méthodes, aujourd’hui reléguées par la majorité des entreprises au rang d’antiquités, continuent néanmoins à remporter un certain succès.

Le bouche-à-oreille
C’est le mode de communication le plus ancien et le plus traditionnel. Convivial, il convient pour des organisations de petite taille, au sein de laquelle l’ambiance est bonne.
Les problèmes d’interprétation représentent le principal danger, l’information n’étant pas forcément transmise de manière fidèle et rigoureuse.

Les notes affichées
L’affichage peut convenir aux petites entreprises dans des locaux de dimensions réduites qui garantissent l’accès et la consultation quotidiens des nouveautés.
Un simple tableau dans un lieu de haute fréquentation ou un passage obligé : couloir d’entrée, machine à café, etc.
Toutefois, en ayant recours à ce procédé, vous ne pourrez jamais que présumer des retombées de votre action.

Le journal interne
Généralement publié mensuellement ou trimestriellement, le journal interne a un rôle stratégique à jouer, à la fois pour faire comprendre les enjeux de l’entreprise et répondre aux attentes des salariés. Ainsi, il est important d’en équilibrer le contenu entre informations propres à l’entreprise (chiffres, analyses) mais également laisser une place importante à la vie sociale ainsi qu’à toutes les rubriques.
Toutefois, d’un point de vue économique et écologique, la version imprimée du journal interne perd peu à peu ses galons au profit du mailing.

Les outils technologiques
L’explosion des nouvelles technologies durant les dernières décennies a permis le développement de nouveaux outils.

Le mailing
Envoyer un mailing permet d’atteindre rapidement et simultanément des milliers, voire des millions de personnes.
Pour que le système soit plus efficace, il faut favoriser le droit à une réponse directe. Il est donc recommandé à l’envoyeur de ne pas filtrer ses mails pour permettre à chaque collaborateur de répondre directement. Toutefois, pour éviter de court-circuiter la hiérarchie de manière trop flagrante, le supérieur direct doit être mis en copie.
Outre ses avantages évidents de vitesse et de couverture géographique, les échanges par emails interposés permettent une plus grande liberté d’expression, un peu plus d’audace ressentie en sécurité derrière son écran qu’en face-à-face dans le bureau du chef avec le poids de tous les regards convergeant vers soi.
Petit bémol, l’inconvénient de cette même liberté d’expression entraîne parfois des dérapages, les mots dépassent la pensée lors d’une réaction “à chaud”.
De plus, la contrainte de la taille des fichiers attachés amène rapidement cet outil à saturation pour des projets importants impliquant un important volume d’échange de données.

Le site Intranet ou le “web collaboratif”
Très répandu dans les multinationales, le site Intranet offre un espace de travail commun combiné à un centre de documentation, nettement plus étoffé et plus convivial que la messagerie électronique.
Il est pourvu de fonctionnalités multiples comme un espace de publication des nouveautés, une archive de documents de travail internes, plate-forme de travail commune, formations, forum de discussion, chat…
Accessible en ligne 24 heures sur 24 des 4 coins du globe, cet outil est la réponse optimale aux limites combinées du téléphone, de la messagerie électronique pour un projet commun à des personnes disséminées sur différents sites.
Les gains de temps, d’argent et d’efficacité sont inestimables : chaque utilisateur a accès en temps réel des documents actualisés au lieu d’une mise à jour périodique, pour un dossier volumineux ouvert à tous ceux qui y travaillent.
Évidemment, pour être totalement efficace et apporter de réels bénéfices, ces outils impliquent une formation préalable sur leurs fonctionnalités elles-mêmes. Au début, ils risquent même de faire perdre plus de temps qu’ils n’en font gagner, jusqu`à ce que les employés se l’approprient et s’y familiarisent aussi bien que l’email.
Enfin, leur utilisation implique un changement des méthodes de management. En effet, le responsable devra relever 2 nouveaux défis principaux :
● Souder les membres de l’équipe de manière à leur faire adhérer à distance à une vision commune.
● Animer un projet impliquant des personnes séparées par plusieurs milliers de kilomètres.

Les rencontres en face-à-face

Les réunions virtuelles
En abolissant les frontières, les visioconférences gagnent du terrain, en rassemblant des participants disséminés à travers le monde, qui peuvent désormais se voir en plus de se parler.
Les logiciels de plus en plus nombreux, la connexion Internet et le matériel informatique de plus en plus performants,

permettent ces discussions en temps réel, induisant une réduction significative de la fréquence et des coûts de déplacements professionnels.
Cependant, l’importance des sujets exige parfois un face-à-face.
Par exemple, impossible de promouvoir un projet via un site, résoudre un conflit, œuvrer pour le renforcement d’une équipe par le biais d’une communication à sens unique ou une réunion virtuelle.
Ce type de situation implique que les hommes aient besoin d’un contact humain réel, de débats en direct. Car si elle est tendance, la rencontre virtuelle ne remplace pas la chaleur d’un échange de regards ou de poignée de mains réconfortantes.

Les rencontres “en réel”
Les ateliers, les séminaires, les team-building (séminaires destinés à renforcer la cohésion et l’esprit d’équipe à travers des activités collectives), représentent autant d’occasions pour vous de rencontrer vos équipes et de passer du temps avec elles dans des circonstances favorisant la communication.
Vous pouvez également faire simple, mais non moins efficace, en accordant à intervalles réguliers des petites rencontres informelles autour d’un verre ou d’une table.
Quelle que soit la forme, l’essentiel est de vous ménager des moments d’échanges privilégiés plus propices pour travailler sur le facteur humain, connaître les sentiments, les appréhensions de vos collaborateurs, glaner des informations et réactions que vous n’entendriez probablement pas dans un cadre plus rigide.

Cliquez ici pour découvrir plus en détail la septième qualité des Leaders : Le Leader connaît les secrets d’un discours efficace

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